Clarifier le mandat, la composition et le fonctionnement du comité de pilotage
Le mandat du comité de pilotage
Lors de la rencontre préparatoire de pilotage, l'accompagnateur :
- Relit les éléments du mandat du comité de pilotage;
- Demande aux membres de la direction des précisions sur les similitudes et les divergences entre le mandat du comité en place et celui du comité de pilotage;
- Discute des éventuels défis que les divergences peuvent entraîner;
- Discute des stratégies possibles pour relever ces défis;
- Présente l’animation 1;
- Discute de sa pertinence et de son adaptation en vue de son utilisation lors de la rencontre du comité de pilotage;
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Dans les rares cas où il faudrait créer un comité de pilotage, la direction sollicite son personnel en présentant le mandat du pilotage. Lors de la première rencontre, ce point consiste donc simplement en une relecture commune et une adoption du mandat.
Cependant, dans la majorité des écoles, un comité similaire est déjà en place.
L'accompagnateur valide la synthèse qu'il a fait des travaux de ce comitéExemple : On trouve dans certaines écoles un comité de « lutte au décrochage » dont le mandat est de mettre en place diverses actions en lien avec cet objectif. Or, il s’est avéré que l’analyse des comptes rendus et des bilans annuels démontre une impressionnante liste d’activités de type promotionnel sur l’importance de la persévérance scolaire. Ces activités, fort louables par ailleurs, ne font cependant que survoler le problème et gagnent à être complétées par des actions éducatives et rééducatives. à partir des comptes rendus (s’ils existent).
L'accompagnateur fait vivre l'animation 1. Dans un premier temps, les participants ont à :
- Décrire leur perception du mandat et des actions du comité depuis les dernières années;
- Vérifier si leur perception concorde avec le mandat et les actions réelles du comité en place;
Dans un deuxième temps, les participants décrivent :
- Les différences et les similitudes entre le comité en place et le comité proposé;
- Les ajustements à envisager;
- Les avantages et les défis anticipés ainsi que les solutions possibles;
- Les attentes des membres vis-à-vis du nouveau comité.
L'accompagnateur insiste sur le rôle de coordination du comité de pilotage et les avantages de la structure en groupes de travail, notamment la mobilisation d’un plus grand nombre de membres du personnel. Il est pertinent de recourir au schéma 1.
Clôture
Lors de la rencontre préparatoire de pilotage, l'accompagnateur :
- Révise avec la direction le choix de l’animation retenue pour ce point :
- Utilisation ou non de la synthèse des actions antérieures du comité;
- Utilisation ou non de l’animation 1, etc.;
- Récapitule les défis qui peuvent se présenter et les stratégies visant à les relever;
- Vérifie la pertinence de l’ordre du jour commenté et du document « Les étapes de la première rencontre du comité de pilotage : synthèse » et s’il y a lieu de les adapter.
En pilotage, la direction:
- Fait vivre l'animation 1 ou présente les éléments du mandat du comité de pilotage;
- Demande des précisions sur les similitudes et les divergences entre le mandat du comité en place et celui du comité de pilotage;
- Discute des éventuels défis que les divergences peuvent entraîner;
- Discute des stratégies possibles pour relever ces défis;
La composition du comité de pilotage
Lors de la rencontre préparatoire de pilotage, l'accompagnateur :
- Discute de la présence des membres de la direction au comité de pilotage;
- Revient sur la nécessité de former un comité représentatif et stratégique;
- Demande des précisions sur les similitudes et les divergences entre la composition du comité en place et celle du comité de pilotage proposé;
- Discute des défis que les divergences peuvent soulever;
- Discute des stratégies possibles pour relever les défis;
- Discute de la pertinence de ce point en pilotage.
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La présence des membres de la direction au comité de pilotage garantit leur connaissance de l’ensemble des propos des chantiers, des décisions qui en découlent et des prévisions financières (matérielles et humaines). De plus, en raison de leur connaissance des étapes à venir et de l’ensemble des dossiers de l’école, ils peuvent planifier le temps nécessaire pour présenter les travaux des chantiers en assemblée générale.
Notons aussi, que bien que la présence d’un membre du CE qui ne soit pas de la direction générale soit recommandée sur le comité de pilotage, la direction d’établissement demeure l’élément clé pour assurer la circulation de l’ information auprès du CE et du CPEE.
Par ailleurs, pour que le comité de pilotage remplisse son mandat et contribue à la mobilisation du milieu, la composition du comité doit être à la fois représentative de l’école (c’est-à-dire inclure des représentants des différents secteurs de l’école et des différentes catégories de personnel) et stratégique (c’est-à-dire inclure des leaders, positifs ou négatifs). Il est particulièrement recommandé d’inviter le délégué syndical afin d’éviter que le comité ne prenne une direction qui ne serait pas conforme à certaines interprétations des clauses de la convention collective. Ce point n’est pas nécessairement discuté en comité de pilotage si on croit qu’il risque de soulever des réactions négativesPar exemple : Si plusieurs personnes exercent au même cycle scolaire, certaines pourraient se sentir de trop.. La direction peut simplement expliquer l’ intérêt d’une représentativité des secteurs et des niveaux et reporter progressivement les ajustements jusqu’au moment du renouvellement des choix des comités sur lesquels les membres du personnel veulent siéger.
Si aucune réaction négative n’est anticipée, la direction peut présenter la composition du comité de pilotage et recueillir les commentaires sur les ajustements souhaités.
Stratégiquement, il importe de prioriser l’ajout de membres (plutôt que d’en exclure) pour obtenir les effets escomptés. Avec le temps, on pourra par exemple réduire la surreprésentation de certains secteurs.
Clôture
Lors de la rencontre préparatoire de pilotage, l'accompagnateur :
- Confirme avec la direction le maintien ou non de ce point à l’ordre du jour;
- Valide, le cas échéant, l’animation choisie.
En pilotage, la direction:
- Anime ce point selon la stratégie convenue.
- Reformule les éventuelles stratégies pour recruter de nouveaux membres.
Le fonctionnement du comité de pilotage
Lors de la rencontre préparatoire de pilotage, l'accompagnateur :
- Aide les membres de la direction à préciser les moyens à prendre pour établir un calendrier adéquat des rencontres;
- Précise le rôle des membres du comité;
- Aide à préciser la procédure choisie pour la rédaction des comptes rendus;
- Discute du code d’éthique;
- Présente les questionnaires d’évaluation du pilotage et en discute avec les membres de la direction.
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Le calendrier des rencontres
C’est à l’accompagnateur qu’incombe la tâche de sensibiliser (et de convaincre) la direction à l’importance de tenir des rencontres régulières (espacées d’au plus six semaines), assez longues pour qu’elles soient efficaces (de deux à trois heures). L’expérimentation a démontré que des rencontres trop espacées minaient l’ intérêt et qu’elles étaient inefficaces lorsque tenues durant la période du repas (dont la durée est trop courte et qui présente beaucoup de distractions).
Il est important de vérifier (ou d’établir, si ce n’est déjà fait) le calendrier des réunions de l’année en cours avant ou au moment de la rencontre du premier comité de pilotage. Il est souvent nécessaire de patienter jusqu’à l’établissement du calendrier suivant, à la fin de l’année, pour garantir toutes les conditions voulues. Libérer de leurs tâches tous les membres en même temps nécessite souvent une planification minutieuse de leur horaire respectif.
L’accompagnateur attire l’attention de la direction sur la nécessité d’évaluer l’aspect financier de ces rencontres (besoins de suppléance, par exemple), et de reconnaître le temps de présence des participants aux rencontres comme partie intégrante de leur tâche. Le fait de reconnaître officiellement le temps de travail des participants favorise leur engagement.
Le rôle des membres du comité de pilotage
L’accompagnateur discute du rôle des membres du comité de pilotage à partir du document synthèse. Il en vérifie la compréhension auprès de la direction. En principe, ce point ne soulève pas de questions et il est traité comme un point d’information lors de la rencontre de pilotage.
Les ordres du jour et les comptes rendus
L'accompagnateur sensibilise dès le départ à l’importance des ordres du jour et des comptes rendus officiels. Ils servent d’aide-mémoire (réflexions et processus de décision), évitent les répétitions éventuelles et constituent de bons outils pour informer les nouveaux membres.
La façon la plus efficace de fonctionner consiste à demander aux membres du comité de prendre des notes et de rédiger un compte rendu à tour de rôle, ce qui représente en général un compte rendu par année chacun. Le compte rendu devra être acheminé aux membres le plus rapidement possible après la rencontre afin de leur rappeler de faire un suivi ainsi que les responsabilités qui leur incombent. Un exemple de compte rendu est proposé à la section Matériel.
Le code d’éthique
La mobilisation du personnel scolaire passe par la mise en place et le maintien d’un climat de respect, de confiance et de collaboration. Ce climat est favorisé par l’instauration de groupes de travail propices aux moments d’échange authentiques, encadrés par un code d’éthique. Après avoir discuté de son contenu avec les membres de la direction, l’accompagnateur jugera de la pertinence et du moment opportun pour leur rappeler qu’ils doivent donner l’exemple par leur assiduité, leur ponctualité, leur bonne préparation aux rencontres, leur pleine disponibilité ainsi que leur capacité à laisser à chacun le temps de s’exprimer.
L’évaluation
La première rencontre du comité est toute indiquée pour présenter les questionnaires d’évaluation afin d’établir les liens entre ces derniers et le mandat du pilotage. Il est recommandé d’évaluer, une fois l’an, l'avancement de la mise en oeuvre d'École et Stratégies et la mobilisation des membres. Cette évaluation fournit des renseignements précieux qui permettent à la direction et à l’accompagnateur d'apporter les ajustements nécessaires l’année suivante.
Ces questionnaires sont complétés en ligne, en une quinzaine de minutes, au cours de la dernière rencontre.
Il est souhaitable qu’ils soient présentés dès le début de l'année et que les indicateurs soient utilisés par la direction et l'accompagnateur comme repère tout au long de l'année pour assurer le bon déroulement de l'accompagnement.
Le cadre d’évaluation est présenté à la section ACCUEIL/Évaluation et les questionnaires sont accessibles à la section MATÉRIEL /Outils/Évaluation.
Clôture
Lors de la rencontre préparatoire de pilotage, l'accompagnateur :
- Reformule la logistique des rencontres;
- Confirme le choix du traitement du point sur le rôle des membres du comité de pilotage;
- Valide la stratégie de rédaction des comptes rendus;
- Demande à ce que soit confirmé le choix du traitement du point sur le code d’éthique;
- Valide la stratégie de présentation des questionnaires d’évaluation;
- Vérifie la pertinence et le besoin d’adaptation de l’ordre du jour commenté et du document « Les points à l’ordre du jour de la première rencontre du pilotage : synthèse ».
En pilotage, la direction:
- Récapitule les défis et les solutions envisagées pour établir le calendrier des rencontres;
- Confirme les dates des prochaines rencontres;
- Valide la stratégie de rédaction des comptes rendus;
- Joint le code d’éthique au compte rendu de la réunion;
- Planifie la passation des questionnaires lors de la dernière rencontre de l'année.
Suite : Sélectionner l'étape de départ de l'accompagnement
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© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin. |
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