De concert avec la direction, l’accompagnateur détermine si un comité déjà en place peut faire office de chantier. Sinon, la direction en crée un.

La première rencontre du chantier ressemble en partie à la première rencontre du pilotage. Cette section pourra donc sembler un peu redondante au lecteur. Cependant, certains points ne feront ici l’objet que d’un survol puisqu’il se peut qu’un même membre de la direction ait participé à la préparation du premier pilotage. Ce cas ne se reproduit plus par la suite.

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Comment débuter le travail du chantier?

L’accompagnateur tient avec le membre de la direction désigné et le responsable du chantierPour alléger le texte, le mot «responsable» sera dorénavant utilisé pour désigner ces personnes., une réunion préparatoire de la première rencontre du chantier.

Il se prépare en consultant les comptes rendus des rencontres précédents du comité choisi comme chantier (s’ils sont disponibles) et en faisant une synthèse des travaux du comité. Il consulte également l’ordre du jour proposé ainsi que l’ordre du jour commenté et « Les objectifs de la première rencontre du chantier : synthèse ». Ces deux derniers documents visent essentiellement à soutenir le responsable dans l’animation du chantier.

L’accompagnateur fait parvenir une proposition d’ordre du jour aux responsables au moins une semaine à l’avance, en les invitant à en prendre connaissance et à la commenter.

Dans cette section, les objectifs de cette rencontre sont expliqués en détail. Il s’agit de:

1. Clarifier le mandat, la composition et le fonctionnement du comité de pilotage;
2. Débuter le travail.

© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin.