Fonctionnement

Le rôle des membres du comité

L’accompagnateur soutient la direction de l’école dans son rôle de leader et d’animateur du comité de pilotage. Il prépare avec elle l’ordre du jour des rencontres, fait un retour sur le déroulement du comité de pilotage et s’assure des mécanismes de suivis entre les rencontres. La section ACCOMPAGNEMENT détaille davantage le rôle de l’accompagnateur à ce titre.

Pour sa part, la direction :

• Sollicite la participation des membres de l’équipe-école au comité de pilotage;
• Veille à ce qu’on établisse le calendrier des rencontres du comité de pilotage;
• Rédige les ordres du jour;
• S’assure que l’ordre du jour, le compte rendu et autres documents pertinents soient envoyés aux membres dans les délais prescrits;
• Assure les suivis entre les réunions;
• Anime le comité de pilotage;
• Veille au respect du code d’éthique;
• Prend les décisions qui s’imposent;
• Assure la liaison avec les comités comme le CE et le CPEE;
• Veille à la planification du temps nécessaire pour animer l’équipe-école;
• Statue sur les modalités de rédaction des comptes rendus.

       Les responsables des chantiers :

• Résument l’état d’avancement des travaux de leur chantier;
• Font état des difficultés rencontrées ou anticipées;
• Exposent les stratégies préconisées pour les contourner;
• Annoncent le contenu et les modalités de l’animation prévue pour l’équipe-école ainsi que le temps requis et le nom des responsables de l’animation.

Un document synthèse récapitule le rôle des membres du comité de pilotage.

Le calendrier des rencontres

Il est primordial que les rencontres se tiennent régulièrement afin de maintenir la mobilisation des participants.

La planification annuelle des rencontresLa planification du calendrier des rencontres doit être réalisée à la fin de l’année ou très tôt à la rentrée scolaire. permet d’éviter les conflits d’horaire si fréquents lorsqu’on cherche à trouver des plages de temps communes au cours de l’année. Les journées pédagogiques sont privilégiées pour les rencontres, mais celles-ci sont souvent déjà bien remplies. Il peut alors s’avérer nécessaire de prévoir des libérations de personnel et, du même coup, des suppléances. L’accompagnateur demeure vigilant sur le respect du calendrier des rencontres.

Il importe également de se pencher sur l’ordre des réunions du pilotage et des chantiers. Le comité de pilotage a intérêt à se réunir rapidement après la tenue des chantiers afin de partager les réflexions, coordonner les actions et évaluer les besoins de l’équipe-école en matière d’animation sur les étapes abordées. Une formule qui s’est avérée efficace est de réserver environ une journée aux six semaines pour que les chantiers puissent se réunir en matinée et le comité de pilotage, en après-midi.

Le comité de pilotage se réunit de huit à dix fois durant l’année pour des sessions de travail de deux à trois heures. Ces réunions ne doivent pas se tenir à l’heure du repas ou pendant une période de cours. Non seulement on ne dispose pas assez de temps, mais il est difficile d’obtenir une participation adéquate des membres.

La participation au comité et aux chantiers fait partie de la tâche des différents membres de l’équipe-école concernés.

Un budget doit être planifié en fonction du choix de l’accompagnement (par le CTREQ ou par une ressource interne à la commission scolaire) et du temps alloué aux professeurs libérés de leurs tâches habituelles pour participer aux comités. Par la suite, chaque proposition d’amélioration des pratiques, chaque formation continue et chaque suivi nécessaire pour parfaire les compétences du personnel concerné engageront également des dépenses qui devront être évaluées.

Les ordres du jour et les comptes rendus

Les écoles n’ont pas toujours l’habitude de suivre des ordres du jour et de rédiger des comptes rendus officiels. Pourtant, écrits avec concision, en spécifiant les tâches à réaliser, le nom des responsables et les échéances, les comptes rendus constituent d’excellents aide-mémoire pour les suivis. Ils devraient donc être envoyés aux membres le plus rapidement possible après la tenue de la réunion afin de mieux jouer ce rôle de rappel.

De plus, ils permettent aux nouveaux membres de se tenir à jour et de consulter l’historique des décisions, évitant ainsi de reprendre des discussions déjà tenues.

Un modèle d’ordre du jour et de compte rendu est proposé dans la section Matériel.

Un code d’éthique

Le code d’éthique vise à favoriser la participation de tous dans le respect des uns et des autres.

En plus de rappeler les engagements de base (ponctualité, assiduité, etc.), il recommande de s’abstenir de tout jugement lors des discussions, d’éviter de nommer des collègues, des élèves ou des partenaires et de recourir à la codification des données exposées afin de conserver le plus possible l’anonymat des sources.

L’évaluation

École et Stratégies propose de soumettre différents questionnaires, lors de la dernière rencontre annuelle du pilotage. Ils sont administrés de façon individuelle et anonyme aux membres du comité de pilotage et ont pour but d'évaluer la mise en oeuvre d'École et Stratégies et le degré de mobilisation du personnel concerné. Les indicateurs de ces deux objets d'évaluation présentés dans les tableaux 1, et 3 de la section OUTILS/Évaluation/Effets sur le personnel, servent également à l'accompagnateur de repère tout au long de l'année pour assurer la bonne progression des effets de son accompagnement.

Les questionnaires ainsi que les consignes de passation et de traitement des données sont présentés à la section DÉMARCHE et ACCOMPAGNEMENT/Évaluation/Effets sur le personnel.

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Les résultats permettent aux membres de la direction et à l’accompagnateur d’ajuster le fonctionnement du pilotage afin d’obtenir les effets escomptés.

Suite : Accompagnement/Comités/Pilotage

© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin.