Clarifier le mandat, la composition et le fonctionnement du chantier
Le mandat du chantier
Lors de la rencontre préparatoire du chantier, l'accompagnateur :
- Relit les éléments du mandat du chantier avec les responsables;
- Demande des précisions sur les similitudes et les divergences entre le mandat et les actions du groupe de travail en place et le mandat du chantier;
- Discute des défis que les divergences peuvent entraîner;
- Discute des stratégies possibles pour relever ces défis;
- Présente l’animation 1;
- Discute du transfert de cette animation en chantier;
- Présente les questionnaires d’évaluation.
Animation
Dans les rares cas où il faudrait créer un chantier, la direction sollicite son personnel en présentant le mandat du chantier. Lors de la première rencontre, ce point consiste donc simplement en une relecture et une adoption du mandat.
Cependant, dans la majorité des écoles, un groupe de travail similaire est déjà en place. L'accompagnateur valide la synthèse qu'il a fait des travaux précédents de ce groupeExemple : On trouve dans certaines écoles des comités intitulés « Pour l’amélioration du français » ou « La motivation à lire» dont le mandat est de mettre en place diverses actions en lien avec cet objectif. Ces groupes de travail peuvent déborder de créativité et multiplier les actions du genre : semaine de la lecture, visite au Salon du livre et autres concours de lecture qui ont souvent le mérite d’intéresser ceux et celles pour qui la lecture est déjà une activité stimulante, mais dont l’impact sur le développement de la compétence à lire est bien difficile à évaluer. Il est donc tout indiqué de proposer une réflexion sur les caractéristiques des actions qui ont le plus d’effets sur les apprentissages des élèves (voir le texte de référence « Les facteurs qui influencent les apprentissages »). à partir des comptes rendus (s’ils existent).
L'accompagnateur fait vivre l'animation 1. Dans un premier temps, les participants ont à :
- Décrire leur perception du mandat et des actions du groupe de travail depuis les dernières années;
- Vérifier si leur perception concorde avec le mandat et les actions réelles du groupe de travail en place;
- Expliquer en quoi les actions du groupe de travail peuvent améliorer le déterminant ciblé.
Dans un deuxième temps, ils ont à décrire :
- Les différences et les similitudes entre le groupe de travail en place et le chantier proposé;
- Les ajustements à envisager;
- Les avantages et les défis anticipés ainsi que les solutions possibles;
- Les attentes des membres vis-à-vis du nouveau chantier.
La présentation du mandat du chantier insiste sur l’amélioration du déterminant ciblé, sur la nécessité de réfléchir sur les pratiques les plus efficaces pour y arriver et sur la nécessité de mobiliser l’équipe-école.
C’est l’occasion de porter une attention particulière au nom du chantier. En effet, certains milieux les baptisent du nom de la pratique réviséeExemple : Chantier «Code de vie»., centrant ainsi les réflexions du groupe sur cette seule pratique. Ceci va à l’encontre de l’objectif du chantier visant à concevoir, à mettre en œuvre et à évaluer un ensemble de pratiques axées sur le développement d’une compétence de l’élève.
La première rencontre du chantier est toute indiquée pour présenter le questionnaire d’évaluation afin d’établir des liens entre le questionnaire et le mandat du chantier.
Clôture
Lors de la rencontre préparatoire du chantier, l'accompagnateur :
- Révise avec les responsables le choix de l’animation retenue pour ce point :
- Utilisation ou non de le synthèse des actions antérieures du groupe de travail;
- Utilisation ou non de l’animation 1, etc.;
- Récapitule les défis qui peuvent se présenter et les stratégies visant à les relever.
En chantier, le responsable:
- Fait vivre l'animation 1 ou présente les éléments du mandat du chantier;
- Demande des précisions sur les similitudes et les divergences entre le mandat du comité en place et celui d'un chantier;
- Discute des éventuels défis que les divergences peuvent entraîner;
- Discute des stratégies possibles pour relever ces défis;
Le composition du chantier
Lors de la rencontre préparatoire du chantier, l'accompagnateur :
- Revient sur la nécessité de former un chantier pertinent, représentatif et stratégique;
- Demande des précisions sur les similitudes et les divergences entre la composition du chantier en place et celle souhaitée;
- Discute des défis que les divergences peuvent soulever;
- Discute des stratégies possibles pour relever les défis;
- Discute de la pertinence de ce point en chantier.
Animation
Pour que le chantier remplisse son mandat et contribue à la mobilisation du milieu, sa composition doit être à la fois pertinente, représentative de l’école et stratégique en incluant des leaders, positifs ou négatifs. On ne discutera pas nécessairement de ce point en chantier si on croit qu’il risque de soulever des réactions négatives. Certaines personnes peuvent avoir le sentiment de ne pas correspondre à cette description, et du coup, ne pas se sentir à leur place. Le responsable peut simplement expliquer l’intérêt de rassembler des membres pertinents par rapport à l’objectif ciblé et d’assurer une représentation des différents secteurs et des niveaux de l’école, tout en reportant les ajustements au moment du renouvellement des tâches et des choix des comités par les membres du personnel.
Si aucune réaction négative n’est anticipée, le responsable peut présenter la composition du comité de pilotage et recueillir les commentaires sur les ajustements souhaités.
Stratégiquement, il importe de prioriser l’ajout de membres (plutôt que d’en exclure) pour obtenir la composition souhaitée. Avec le temps, on pourra par exemple réduire la surreprésentation de certains secteurs. Demander aux membres actuels de participer à la sollicitation de nouveaux membres se révèle également excellent sur le plan stratégique.
Clôture
Lors de la rencontre préparatoire du chantier, l'accompagnateur :
- Confirme avec les responsables le maintien ou non de ce point à l’ordre du jour;
- Valide, le cas échéant, l’animation choisie;
En chantier, le responsable:
- Anime selon la stratégie retenue;
- Reformule les éventuelles stratégies pour recruter de nouveaux membres.
Le fonctionnement du chantier
Lors de la rencontre préparatoire du chantier, l'accompagnateur :
- Demande à ce que soient précisés les moyens à prendre pour établir un calendrier adéquat des rencontres;
- Précise le rôle des membres du chantier;
- Demande à ce que soit précisée la procédure choisie pour la rédaction des comptes rendus;
- Discute du code d’éthique;
- Présente les questionnaires d’évaluation et en discute.
Animation
Le calendrier des rencontres
Il est important de vérifier (ou d’établir, si ce n’est déjà fait) le calendrier des réunions de l’année en cours au moment de la rencontre du premier chantier. Il est souvent nécessaire de patienter jusqu’à l’établissement du calendrier suivant, à la fin de l’année, pour s’assurer que toutes les conditions voulues sont réunies. Libérer de leurs tâches tous les membres en même temps nécessite souvent une planification minutieuse de leur horaire respectif.
L’accompagnateur attire l’attention des responsables sur la nécessité d’évaluer l’aspect financier de ces rencontres (besoins de suppléance, par exemple), et de reconnaître le temps de présence des participants aux rencontres comme partie intégrante de leur tâche. Le fait de reconnaître officiellement le temps de travail des participants favorise leur engagement.
Le rôle des membres du chantier
L’accompagnateur discute du rôle des membres du chantier à partir du document synthèse. Il en vérifie la compréhension auprès des responsables. La contribution à la mobilisation de l’équipe-école consiste à proposer des stratégies de mobilisation qui seront appliquées par les volontaires. Ce rôle peut susciter des questions mais l’’expérimentation a montré une grande collaborationExemples : Les membres se proposent spontanément pour faire les animations de l’équipe-école. Certains ont utilisé des approches individuelles pour inciter un collègue à appliquer une nouvelle pratique. des membres des chantiers sur ce point.
Les ordres du jour et les comptes rendus
L’accompagnateur souligne dès le début l’importance des ordres du jour et des comptes rendus officiels. Ils servent d’aide-mémoire (réflexions et processus de décision), évitent les répétitions éventuelles et constituent de bons outils pour informer les nouveaux membres.
La façon la plus efficace de fonctionner consiste à demander aux membres du chantier de prendre des notes et de rédiger un compte rendu à tour de rôle, ce qui représente en général un compte rendu par année chacun. Le compte rendu devra être acheminé aux membres le plus rapidement possible après la rencontre afin de leur rappeler de faire un suivi ainsi que les responsabilités qui leur incombent. Un exemple de compte rendu est proposé à la section Matériel.
Le code d’éthique
La mobilisation du personnel scolaire passe par la mise en place et le maintien d’un climat de respect, de confiance et de collaboration. Ce climat est favorisé par l’instauration de groupes de travail propices aux moments d’échange authentiques, encadrés par un code d’éthique. L’accompagnateur discute de son contenu avec les responsables.
La présence d'un membre de la direction au chantier est souhaitable. Elle peut y jouer son rôle de leader pédagogique. Cependant, l’expérience a montré l’émergence de meneurs naturels (conseillers pédagogiques, enseignants ou psychoéducateurs) qui ont très bien dirigé les travaux de chantiers sans l’accompagnement d’un membre de la direction.
L’évaluation
Comme pour le pilotage, il est recommandé d’évaluer, une fois l’an, l'avancement de la mise en oeuvre d'École et Stratégies et la mobilisation des membres. à ces deux questionnaires s'ajoute un troisième qui évalue les attitudes et comportements liés au transfert de connaissances. Ce dernier est soumis également aux personnes concernées par les expérimentations structurées. Cette évaluation fournit des renseignements précieux sur la mise en oeuvre de la démarche, le degré de mobilisation des membres des chantiers et sur le développement de compétences liées au transfert de connaissances. À partir des résultats, les responsables des chantiers et l’accompagnateur peuvent apporter les ajustements nécessaires l’année suivante.
Ces questionnaires sont complétés en ligne, en une vingtaine de minutes, au cours de la dernière rencontre.
Il est souhaitable qu’ils soient présentés dès le début et que les indicateurs soient utilisés par le responsable de chantier et l'accompagnateur comme repère tout au long de l'année pour assurer le bon déroulement de l'accompagnement.
Le cadre d’évaluation est présenté à la section ACCUEIL/Évaluation et les questionnaires sont accessibles à la section MATÉRIEL /Outils/Évaluation .
Clôture
Lors de la rencontre préparatoire du chantier, l'accompagnateur :
- Reformule la logistique des rencontres;
- Valide la stratégie de rédaction des comptes rendus et de présentation des questionnaires d’évaluation;
- Demande à ce que soit confirmé le choix du traitement du point sur le rôle des membres du chantier et le code d’éthique;
En chantier, le responsable:
- Récapitule les défis et les solutions envisagées pour établir le calendrier des rencontres;
- Confirme les dates des prochaines rencontres;
- Valide la stratégie de rédaction des comptes rendus;
- Joint le code d’éthique au compte rendu de la réunion;
- Planifie la passation des questionnaires lors de la dernière rencontre de l'année.
Suite : Débuter le travail du chantier
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© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin. |
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