Analyse de situation
Ordre du jour commenté : Première rencontre d’un comité de pilotage
Objectifs
- Clarifier les attentes.
- Clarifier le mandat, la composition et le mode de fonctionnement du comité de pilotage.
- Présenter un portrait de l’école.
- Sélectionner l’étape de départ de l’accompagnement.
- Préparer l’animation de l’équipe-école.
Ordre du jour proposé
- Accueil et présentation des participants
- Lecture et adoption de l’ordre du jour
- Clarification des attentes
- Expériences précédentes d’accompagnement et attentes actuelles
- Caractéristiques de l’accompagnement proposé
- Clarification du mandat, de la composition et du mode de fonctionnement du comité de pilotage
- Présentation de l’école et bilan des données disponibles sur les élèves
- Sélection de l’étape de départ de l’accompagnement
- Préparation de la présentation à l’équipe-école
- Planification de la prochaine rencontre
- Divers
1. Accueil et présentation des participants
La direction :
- Prononce le mot d’accueil;
- Demande à chacun de se nommer et de présenter sommairement son parcours professionnel et ses fonctions actuelles tout en indiquant le nombre d’années en poste dans cette école;
L’accompagnateur:
- Se présente et donne une présentation sommaire de son parcours.
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
La direction :
- Lit les objectifs et les points à l’ordre du jour;
- Vérifie s’il y a lieu d’ajouter des points et fait adopter l’ordre du jour.
3. Clarification des attentes
La direction :
- Met en contexte la demande d’accompagnement;
- Invite les participants à témoigner de leurs expériences antérieures d’accompagnement;
- Demande des précisions sur les attentes actuelles;
- Présente l’objectif, le contenu, les principes et les engagements de l’accompagnement offert et en discute.
Questions possibles :
- Que pensez-vous de ce contenu?
- Quels sont les programmes, les formations ou les mesures en place qui s’apparentent à École et Stratégies?
- Quelles sont leurs similitudes ou leurs différences?
- Que pensez-vous de ces principes et de ces engagements?
- Comment pensez-vous qu’ils seront perçus par le reste de l’équipe-école?
- Y en a-t-il qui vous semblent plus difficiles que d’autres à respecter? Pourquoi?
NOTES :
Clôture
La direction :
- Reformule chacun des principes et des engagements liés à la formation;
- Résume les points positifs et les défis de cet accompagnement;
- Résume les pistes de solutions envisagées.
4. Clarification du mandat, de la composition et du mode de fonctionnement du comité de pilotage
La direction :
- Fait vivre l’animation 1 sur le mandat du pilotage ou anime selon la stratégie convenue avec l’accompagnateur,
- Présente et discute :
- Du mandat
- De la composition du pilotage
- De son mode de fonctionnement :
- Calendrier des rencontres
- Rôle des membres
- Ordres du jour et comptes rendus
- Code d’éthique
- Évaluation du pilotage
NOTES :
Clôture
La direction :
- S’assure que tous comprennent le mandat, le rôle des membres et le code d’éthique;
- S’assure de l’accord des membres;
- Précise les ajustements à apporter progressivement;
- Présente le questionnaire d’évaluation et recueille les commentaires;
- Établit le calendrier des rencontres pour le reste de l’année (le cas échéant);
- Revoit l’engagement que nécessite le calendrier des rencontres pour l’année suivante;
- Annexe au compte rendu les documents « Le rôle des membres du pilotage » et le « Code d’éthique »;
- Énonce la procédure choisie pour rédiger les comptes rendus;
- Fait la synthèse des commentaires sur les questionnaires d’évaluation.
5. Présentation de l’école et bilan des données disponibles sur les élèves
La direction :
- Rappelle l’objectif : À partir du portrait de l’école et du plan de réussite, sélectionner l’étape de départ de l’accompagnement;
- Demande à ce que la personne désignée présente le portrait de l’école et le plan de réussite
NOTES :
Clôture
La direction :
- Résume les commentaires, les ajouts, etc.
6. Sélection de l’étape de départ de l’accompagnement
La direction :
- Analyse le plan de réussite;
- Fait ressortir l’étape de départ de l’accompagnement, soit :
- L’analyse des données sur les élèves;
- La priorité des déterminants sur lesquels se pencher;
- Une pratique à réviser.
- Fait vivre l’animation correspondante à cette étape.
NOTES :
Clôture
La direction :
- Récapitule les éléments de discussion;
- Valide le choix de l’étape de départ de l’accompagnement.
7. Préparation de la présentation à l’équipe-école
La direction :
- Rappelle l’importance de la concertation avec l’équipe-école;
- Énumère les points à aborder avec l’équipe-école :
- L’objectif, le contenu, les principes et les engagements de l’accompagnement;
- Les forces de l’accompagnement et les défis qu’il pose;
- Le mandat du comité de pilotage;
- Discute de leur mode de traitement : point d’information ou point de discussion;
- Discute de la façon de reprendre les réflexions sur le choix de l’étape de départ de l’accompagnement;
- Propose l’animation en lien avec l’étape de départ sélectionnée;
- Sollicite des volontaires pour contribuer à l’animation de l’équipe-école.
NOTES :
Clôture
La direction :
- Récapitule les éléments de discussion;
- Valide le contenu de la rencontre de l’équipe-école;
- Récapitule les tâches de chacun en prévision de la rencontre de l’équipe-école;
- Récapitule le rôle de chacun lors de la rencontre de l’équipe-école.
8. Planification de la prochaine rencontre
La direction :
- Récapitule les tâches à effectuer d’ici la prochaine rencontre, les échéances et les responsables;
- Confirme la date de la prochaine rencontre;
- Remercie les membres.
9. Divers
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© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin. |
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