Les actions de l’accompagnateur Avant/ Pendant/Après les rencontres des groupes de travail.

Les actions de l’accompagnateur AVANT les rencontres

Prépare la rencontreavec les responsables du comite;
- Revient sur ce qui a déjà été fait :
  - Récapitule les liens logiques entre les étapes antérieures, celles prévues à la rencontre à venir et celles prévues dans un futur rapproché.
  - S’assure de la réalisation des suivis de la dernière rencontre
- Propose un ordre du jour pour la rencontre à venir;
- S’assure de la compréhension commune des objectifs généraux de la rencontre prévue;
- S’assure de la compréhension commune des objectifs de chacun des points de l’ordre du jour;
- Faire vivre les animations pour chaque point à l’ordre du jour, vérifie leur pertinence et leur éventuel besoin d’adaptation;
- Vérifie la pertinence de l’information théorique proposée et leur éventuel besoin d’adaptation;
- Vérifie les besoins d’ajouts de documentation;
- Fait anticiper les réactions et les commentaires des membres et convient d’éléments de réponse possibles;
- S’entend sur les conclusions attendues de chacun des points;
- Présente les documents Ordre du jour commenté et Synthèse des actions à poser, correspondant à l’étape abordée.
S’assure de l’envoi de l’ordre du jour et de la documentation pertinente aux membres du groupe de travail dans les délais adéquats.

Soutient l’animation :
- Manifeste des attitudes stimulantes et encourageantes;
- Fait des rétroactions positives et constructives;
- Veille :
  - au respect du code d’éthique;
  - à la compréhension des objectifs de la rencontre;
  - à la mise en contexte : résume les étapes antérieures, fait les liens avec celles de la rencontre et celles à venir;
  - au traitement adéquat des différents points à l’ordre du jour
  - à la centration des discussions sur les points à l’ordre du jour;
  - à la récapitulation adéquate des décisions et à l’attribution des responsabilités.
Facilite le travaille du comité
- Propose des procédures, du matériel et des outils divers, etc…
- Offre des services : traitement de données, recherche de ressources pertinentes, etc…
Provoque des prises de conscience
- Met en évidence l’expertise des milieux,
- Complète, reformule, demande des précisions
- Questionne, etc….
Soutient le transfert des connaissances nouvelles
- Présente ou fait présenter les nouvelles connaissances;
- Veille au suivi et à l’évaluation de leur mise en œuvre;
- Veille à l’application rigoureuse des étapes de la démarche;

Fait un retour sur le déroulement de la rencontre avec les responsables des groupes de travail en abordant:,
- L'assiduité, la participation et le climat
- L’atteinte des objectifs
- L’efficacité de l’animation
- L’utilisation du temps
Met en évidence les point positifs et les points à améliorer;
S’assure avec les responsables de la mise en place de mécanismes de rappel entre les rencontres afin que les tâches prévues soient réalisées;
Fait une relance auprès des responsables des comités afin de favoriser le suivi des décisions et la réalisation du compte-rendu selon les délais prescrits.

Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin.