Le suivi de la mise en œuvre

Divers termes désignent le suivi de la mise en œuvre : suivi, monitoring, évaluation formative de la pratique, suivi du processus, etc.

École et Stratégies utilise l’expression « suivi de la mise en œuvre » pour qualifier le suivi du passage à l’action et les ajustements qui pourraient s’avérer nécessaires en cours de processus.

Le suivi de la mise en œuvre consiste à :

• Vérifier, au fur et à mesure de l’application de la pratique, la conformité de l’implantation de ses composantes (la clientèle jointe, la pratique elle-même, la fréquence d’application, les conditions d’efficacité, etc.) par rapport à ce qui est inscrit dans le plan de mise en œuvre;
• Apporter, s’il y a lieu, les ajustements jugés nécessaires au cours de la mise en œuvre.

Le suivi de la pratique, effectué selon une certaine fréquence et qui fait l’objet de discussions lors des rencontres, nécessite la définition d’indicateurs de suivi (de gestion, d’opération) et la collecte de données, réalisée à l’aide d’outils.

Les indicateurs de suivi d’une pratique (de gestion, d’opération)

Qu’est-ce qu’un indicateur?

• L’indicateur est d’abord et avant tout un informateur¹(p. 20), la manifestation concrète d’une réalité (p. 38).
• L’indicateur se définit comme un concept observable, une mesure, une définition opérationnelle ou une caractéristique reflétant la qualité et l’excellence (Gaudreau, p. 38, citant Nadeau, 1995).

Qu’est-ce qu’un ’indicateur de suivi d’une pratique²?

• Un indicateur de suivi renvoie à la pratique utilisée et à sa mise en œuvre.

Il peut représenter des états intermédiaires à atteindre par rapport à un aspect de sa mise en œuvre :

Exemple : Au cours de l’année, 80 % des enseignants de français auront accordé à leurs élèves, à la fin de chaque période, 15 minutes de lecture.

• Indicateur de suivi : Taux mensuel de respect de l’application du 15 minutes de lecture.

Sur quels objets porte le suivi de la pratique?

Le suivi de la pratique comprend des collectes de données sur :

• Les cibles de la pratique (clientèles ou comportements) :
  • Les procédures et les critères de sélection sont-ils respectés? La clientèle ciblée est-elle atteinte? Le comportement sur lequel la pratique agit est-il bien celui qui est ciblé? La clientèle participante est-elle engagée?
• L’application de la pratique (approche, méthode, composantes, savoir-être et savoir-faire, fréquence, intensité)
• Les conditions d’efficacité:
  • Les mécanismes de coordination, de concertation ou de collaboration sont-ils utilisés et se révèlent-ils efficaces? Permettent-ils la communication et la circulation de l’information? Permettent-ils de décider des ajustements à appliquer? Les rôles et les tâches des personnes impliquées sont-ils remplis?
  • Les conditions matérielles ou organisationnelles sont-elles adéquates?
  • Y a-t-il un nombre suffisant de participants qui maîtrisent adéquatement la pratique (formation appropriée sur la pratique à mettre en œuvre, soutien offert, temps de préparation requis, etc.)?

Des indicateurs de suivi doivent donc être élaborés pour chacun de ces objets.

Les étapes du suivi de la mise en œuvre

Avant la mise en œuvre de la pratique :

• Informer l’équipe-école du déroulement de la mise en œuvre;
• Identifier le ou les responsables du suivi et clarifier leur rôle;
• Revoir la mise en place des éléments du Plan de mise en œuvre et de suivi;
• Vérifier les procédures et les outils de suivi;
• Vérifier si les personnes concernées connaissent les procédures et les outils de suivi de la mise en œuvre.

Pendant la mise en œuvre :

• Appliquer les différentes procédures et utiliser les outils comme prescrit dans l’outil Plan de mise en œuvre et de suivi;
• Rendre compte en chantier et en pilotage de l’évolution de la mise en œuvre;
• Informer au fur et à mesure l’équipe-école du déroulement de la mise en œuvre;
• Apporter, en cours de mise en œuvre, les ajustements nécessaires.

Les moyens de suivi de la mise en œuvre d’une pratique

Pour réaliser le suivi d’une pratique, on peut utiliser différentes méthodes de cueillette de données, notamment :

• Entrevues auprès des personnes qui mettent en œuvre la pratique ou auprès de celles qui la reçoivent;
• Rencontres de groupes;
• Sondages;
• Observation directe.

L’évaluation de la mise en œuvre

L’évaluation de la mise en œuvre d’une pratique consiste à dresser un bilan en se référant aux résultats obtenus pour les différents indicateurs de suivi.

Bien que le bilan évaluatif puisse permettre de proposer des ajustements si besoin était, son objectif principal consiste à juger du degré de maturité de la mise en œuvre.

Une pratique peut être considérée comme peu mature parce qu’elle est en cours de développement, ou nouvelle, pour ceux qui la mettent en œuvre. Dans leur ouvrage, Joly et coll. (2009) utilisent le terme « implantation initiale ». Dans ce cas, la mise en œuvre de la pratique est instable et incomplète et ne peut prétendre engendrer les effets attendus auprès du public cible.

Une pratique considérée mature est une pratique mise en œuvre avec une plus grande assurance, et par le fait même, fidèle à sa prescription. Joly et coll. (2009) utilisent le terme d’« implantation mature ». Dans ce cas, l’évaluation de ses effets peut être effectuée.

Quelques références

Gouvernement du Québec (1998). Cadre de pratique pour l’évaluation des programmes. Application en promotion de la santé et en toxicomanie. Ministère de la Santé et des Services sociaux. Québec.

Nadeau, M-A. (1988). L’évaluation de programme. Théorie et pratique. 2e édition. Les Presses de l’Université Laval. Québec.

O’Shaughnessy, W. (2007). La conception et l’évaluation de projet. Tome 2. Collection Le management de projet. Les Éditions SMG. Trois-Rivières.

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1. Gaudreau, L. (2001). Évaluer pour évoluer. Les indicateurs et les critères. Les éditions LOGIQUES. Conseil scolaire de l’île de Montréal.
2. Différents termes sont utilisés comme indicateur de suivi (indicateur de gestion, indicateur des opérations).

© CTREQ 2012 Auteurs : Pierre Potvin et Marie-Martine Dimitri.