Les modalités de la formation

Les rencontres de groupe

La fréquence et la durée

La formation se déroule sur une période d’au moins trois ans à raison de sept à huit rencontresAprès avoir essayé différentes fréquences, celle-ci s’est révélée la plus efficace. En dessous de ce nombre, le délai entre les rencontres est trop long pour maintenir l'effet de mobilisation escompté. De plus, la première rencontre est tenue dès le mois d'août afin d'amorcer le plus vite possible les expérimentations.  Si cette première rencontre n'a pas lieu au mois d'août, les obligations administratives liées à la déclaration de clientèle au 30 septembre, monopilent les énergies et reportent souvent fin octobre l'amorce de la formation. de groupe par année, soit de 21 à 24 journées de six heures chacune, pour un total de 126 à 144 heures.

Une journée typique de rencontre de groupe se déroule de 9 h à 16 h avec un arrêt pour le repas et deux pauses. Afin de favoriser le développement d’un climat de groupe positif et de relations amicales et professionnelles entre le formateur et les agents multiplicateurs et entre les agents multiplicateurs, les personnes disponibles dînent ensemble.

Le calendrier des rencontres est planifié pour l’année avec les agents multiplicateurs et validé par leur supérieur immédiat et par toute autre personne concernée. Idéalement, les rencontres ont lieu à toutes les cinq ou six semaines, de la fin août à la fin mai.

Le déroulement d’une rencontre

Le déroulement d’une rencontre de groupe type comprend quatre parties, soit :

1. Une mise en contexte, faite par le formateur et composée :
   • Du rappel du cheminement parcouru (ce qui a été vu lors des rencontres antérieures et plus particulièrement, lors de la dernière);
   • Des grandes lignes des principales étapes à venir;
   • Des objectifs précis de la rencontre actuelle;
2. La présentation par les agents multiplicateurs de l’expérimentation réalisée depuis la dernière rencontre et consignée dans leur journal de bord.  Ces présentations sont suivies d'une analyse collective effectuée par le groupe d'agents multiplicateurs;
3. L’étude d’une des étapes de la démarche de révision des pratiques (qui fait habituellement l’objet de la prochaine expérimentation des agents multiplicateurs);
4. L’étude d'un des rôles et d'un des moyens de l’accompagnateur.

Chaque rencontre de groupe permet de compléter, tout au long de la journée, un formulaire de consignation des apprentissages qui sert autant, au suivi individuel des agents multiplicateurs qu'à l'évaluation de la formation.

Les rencontres individuelles

La fréquence et la durée

Malgré la priorité accordée au groupe, du temps est réservé à chaque accompagné pour un soutien individuel. Une ou deux rencontres individuelles assurent la compréhension et l’adaptation du contenu abordé aux besoins de chaque agent multiplicateur et de son milieu ciblé pour l’expérimentation. Ces rencontres durent environ deux heures et se tiennent après la première réunion annuelle de groupe, ainsi qu’à la mi-année (mois de février).

La première année de formation justifie le recours à deux rencontres individuelles, mais dès l’année suivante, les agents multiplicateurs sont généralement suffisamment autonomes pour que la deuxième rencontre n’ait lieu que sur demande. Cependant, selon la réalité du milieu ciblé et le niveau d’expertise de l’agent multiplicateur, le degré de soutien individualisé peut varier.

Le déroulement

Les rencontres individuelles portent sur :

1. Le portrait de l’école par l’agent multiplicateur :
   • Portrait général de la dynamique et de la structure de travail;
   • Présentation des objectifs de travail pour l’année en cours.
2. La description des expérimentations de l’agent multiplicateur et de façon générale, de ses interventions;
3. L'analyse conjointe des expérimentations;
4. Le retour sur le contenu des formations précédentes pour assurer leur compréhension et leur application dans la pratique de l’agent multiplicateur;
5. Le suivi des objectifs de travail de l’agent multiplicateur et de l'école;
6. Le suivi de l'atteinte de l'objectif personnel de développement (voir animation 4).

Le formateur profite de ce tête-à-tête pour renforcer sa relation et vérifier les besoins spécifiques de soutien de l’agent multiplicateur.

Les rencontres des directions des établissements ciblés

Il est pertinent et enrichissant pour tous de planifier une ou deux rencontres annuelles avec les directions d’établissement et les agents multiplicateurs. Elles permettent au formateur d’évaluer le degré d’avancement du transfert de la démarche dans les milieux, de vérifier la compréhension de chaque direction d’établissement, de répondre aux questions, tout en contribuant à la création d’un réseau d’échange sur les thèmes abordés.

Le contenu de ces rencontres peut porter sur :

• La présentation de la démarche École et Stratégies;
• Un partage des expérimentations dans les différents milieux;
• Une réflexion approfondie sur un des thèmes abordésExemple : Les stratégies de mobilisation de l’équipe-école ;
• Une recherche de stratégies pour étendre la démarche à d’autres milieux et le rôle que les directions d’établissement ciblées pourraient y jouer.

Ces rencontres sont préparées conjointement par le formateur et les agents multiplicateurs qui assumeront l’essentiel de l’animation.

Les rencontres de concertation

Ces rencontres, de deux à trois par année, servent à assurer l’arrimage de la démarche avec les autres mesures ou programmes déjà en place, mais servent aussi à :

• Rendre compte de l’état d’avancement du projet auprès des instances;
• Sensibiliser les instances aux éventuels défis rencontrés;
• Rechercher des stratégies afin de favoriser la pérennité du projet.

© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin.