Guide de gestion des questionnaires informatisés

 

 

Note:

L’accès aux questionnaires informatisés est réservé aux milieux qui mettent en œuvre École et Stratégies. Pour accéder aux questionnaires, il faut donc formuler une demande au CTREQ, pour obtenir un code, différent de celui utilisé pour accéder au site. La demande se fait en écrivant à l’adresse : Cet adresse mail est protégé contre les spambots. Vous avez d'activer le javascript pour la visualiser. . L’échange qui s’en suivra entre le CTREQ et le demandeur facilitera à ce dernier l’utilisation de la base de données et permettra au CTREQ de mieux veiller au respect des modalités d’utilisation des questionnaires.


 

Neuf questionnaires informatisés sont disponibles sous différentes formes de gabarits et concernent :

Pour l’accompagnement des écoles

  • Gabarit 1 : L’évaluation de la mise en œuvre d’École et Stratégies (version pilotage)
  • Gabarit 2 : L’évaluation de la mise en œuvre d’École et Stratégies (version chantiers)
  • Gabarit 3 : L’évaluation de la mobilisation (version pilotage)
  • Gabarit 4 : L’évaluation de la mobilisation (version chantier)
  • Gabarit 5 : L’évaluation des attitudes et des comportements liés au transfert de connaissances (version chantier et groupe d’expérimentation)

Pour la formation à École et Stratégies

  • Gabarit 6 : La satisfaction envers la formation
  • Gabarit 7 : L’engagement des agents multiplicateurs
  • Gabarit 8 : Les attitudes et les comportements liés au modèle d’accompagnement (version formateur et accompagnateur)
  • Gabarit 9 : Les attitudes et les comportements liés au modèle d’accompagnement (version agent multiplicateur)

Ce guide présente les procédures pour :

  • Accéder aux questionnaires
  • Copier un questionnaire
  • Paramétrer un questionnaire
  • Activer un questionnaire
  • Inviter un groupe de répondants à remplir un questionnaire
  • Visualiser et imprimer les résultats

Accéder aux questionnaires

Pour accéder à l’interface de gestion des questionnaires, rendez-vous à la page : http://www.ecolestrategies.ca/evaluation/index.php/admin/

Saisissez vos informations de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) attribués par le CTREQ ( Cet adresse mail est protégé contre les spambots. Vous avez d'activer le javascript pour la visualiser. )

Une fois connecté, vous pouvez cliquer sur le bouton situé en haut à gauche, intitulé « Page d’administration par défaut » 001

Vous avez accès aux questionnaires inactifs (icône rouge) qui sont les gabarits que vous pourrez copier. Une fois le questionnaire copié, renommé et activé, l'icône devient verte, ce qui indique que le questionnaire peut être envoyé aux répondants.

Copier un questionnaire

  • En haut à droite, cliquez sur le bouton « Créer, importer ou copier un questionnaire »  002

003

  • La page de l’onglet « Général » est alors activée par défaut. Cliquez sur l'onglet « Copier ».

004

  • Sous l'onglet « Copier », sélectionnez le questionnaire à copier (un questionnaire inactif dont le titre commence par « Gabarit »).

Voici un rappel des numéros de gabarit et des titres complets correspondant à chacun :

  • Gabarit 1 : Évaluation de la mise en œuvre de la démarche – Version Pilotage
  • Gabarit 2 : Évaluation de la mise en œuvre de la démarche – Version Chantier
  • Gabarit 3 : Évaluation de la mobilisation – Version Pilotage
  • Gabarit 4 : Évaluation de la mobilisation – Version Chantier
  • Gabarit 5 : Évaluation des attitudes et comportements liés au transfert de connaissances
  • Gabarit 6 : Évaluation de la satisfaction envers la formation
  • Gabarit 7 : Engagement des agents multiplicateurs
  • Gabarit 8 : Évaluation des attitudes et des comportements liés au modèle d’accompagnement – Version Formateur/Accompagnateur
  • Gabarit 9 : Évaluation des attitudes et des comportements liés au modèle d’accompagnement – Version Agent multiplicateur
  • VOUS DEVEZ RENOMMER LE QUESTIONNAIRE : Entrez un nouveau titre et cochez les cases comme ci-dessous :

005

  • Cliquez sur « Copier un questionnaire ».
  • Le message suivant apparait :

006

  • Cliquez sur « Aller au questionnaire »
  • La page principale du questionnaire s’affiche :
  • Vous pouvez avoir accès à une version papier imprimable en cliquant sur l’icône suivant 007 dans la deuxième barre des menus.

008

Les gabarits sont programmés pour être remplis de façon anonyme. L’administrateur ne doit pas changer cette propriété. Les changements de propriétés sont signalés par le système au CTREQ qui demeure le gestionnaire du site. Si une telle situation venait à se produire, le CTREQ se réserve le droit d’enlever le code d’accès à l’école concernée.

Par ailleurs, chaque administrateur de chaque école, n’a accès qu’à ses propres questionnaires. Ces questionnaires seront détruits annuellement par le CTREQ (chaque 30 septembre).

Paramétrer le questionnaire

  • Sélectionnez l'icône « Éditer les éléments texte »  009
  • Dans le menu déroulant, cliquez sur « Paramètres généraux », pour paramétrer le nom de l’administrateur, le courriel de l’administrateur et le courriel de rejet pour ce questionnaire. Il s’agit d’inscrire votre nom et de votre courriel. Ces informations apparaîtront par la suite dans les courriels que recevront les répondants au questionnaire.
  • Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »

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Activer le questionnaire

  • Pour activer le questionnaire, cliquez sur la petite flèche verte (voir image ci-dessous).

011

  • L’avertissement suivant s’affiche. Remplissez le formulaire tel qu’indiqué ci-dessous, puis cliquez sur « Sauvegarder, activer ce questionnaire » :
Il est très important de remplir le formulaire comme ci-dessous, protégeant ainsi l'anonymat des répondants. Toute désactivation de la fonction de l’anonymat sera perçue par le CTREQ qui avisera les autorités de l’école et retirera le code d’accès de l’administrateur.

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  • Une fois le questionnaire activé, vous pouvez le « Basculer en mode Accès restreint » pour que seules les personnes qui ont reçu une invitation puissent y répondre :

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Gérer les invitations

  • Initialiser les invitations permet ensuite d’envoyer un courriel aux personnes à qui est destiné ce questionnaire.

014

  • Une fois que vous avez cliqué sur « Initialiser les invitations », un message d’information apparait, cliquez sur « Continuer » :

015

Création de votre liste d’envoi :

  • Vous devez créer votre liste d’envoi dans un tableau Excel ou dans Calc (Open Office) en suivant le modèle ci-dessous. Veillez à bien enregistrer votre fichier au format « .CSV ».

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  • Importez votre fichier de courriels .csv, contenant la liste des participants, en cliquant sur « Import CSV ».

017

  • Sélectionnez votre liste de courriels (sur votre ordinateur) en cliquant sur « Parcourir » puis envoyez votre fichier CSV :

018

Note : La gestion des invitations se situe dans une interface à part, vous pouvez y accéder à tout moment depuis la page principale de votre questionnaire en cliquant sur « Gestion des invitations ».

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  • Une fois que votre liste d’invités (fichier.CSV) a été importée, on peut accéder à la liste des participants en cliquant sur le bouton «Gestion des invitations». On remarque que le champ « Code » est vide. Ce champ permet d'attribuer un code unique à chaque participant, afin que chacun ne puisse répondre qu’une seule fois au questionnaire.

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  • C'est le système qui génère ces codes. Pour cela, cliquez sur « Générer les codes des invitations ». Si cette étape n'est pas effectuée, les répondants ne recevront pas le questionnaire.

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  • Vous avez maintenant des codes pour les invitations.

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  • Vérifiez le contenu des invitations que vous allez envoyer en cliquant sur « Éditer les modèles de courriel »  023
  • Envoyez les invitations en cliquant sur « Envoyer les courriels d’invitations »  024
  • Vous pouvez également « Envoyer un courriel de rappel » lorsque certaines personnes n’ont pas répondu 025

Visualiser et imprimer les résultats

  • Avant d’exporter vos données et de fermer un questionnaire, vous pouvez visualiser le nombre de répondants, et voir les réponses.
  • La page d’accueil présente un premier aperçu du nombre de personnes qui ont complété le questionnaire

026

  • Pour plus de détails, cliquez sur le questionnaire concerné, puis sur « Réponses & Statistiques » comme dans l'image ci-dessous.

027

  • L’écran suivant donne quelques statistiques concernant les réponses au questionnaire.
  • Pour visualiser les réponses et les imprimer, cliquez sur « Donner les statistiques de ces réponses »

028

  • Cochez les cases tel qu’indiqué ci-dessous puis cliquez sur « Voir les statistiques »

029

  • Vous obtiendrez une page statistique semblable à celle ci-dessous.

030

  • Vous pouvez, si vous le souhaitez, imprimer cette page.
  • Grâce à ces statistiques, vous pourrez savoir s’il est temps pour vous d’exporter vos données. Si c’est le cas, la marche à suivre est définie dans le document « Guide d’exportation des données ».

Pour des informations plus détaillées sur le fonctionnement de LimeSurvey, le site Web de LimeSurvey offre une très grande documentation : http://docs.limesurvey.org/Instructions+fran%C3%A7aises+pour+LimeSurvey