Les actions de l'accompagnateur avant/pendant/après les rencontres
Les actions de l’accompagnateur AVANT les rencontres
Au début de l’implantation de la démarche, la préparation des rencontres repose essentiellement sur l’accompagnateur.
Il prépare les rencontres du comité de pilotage avec les membres de la direction;
Il prépare les rencontres des chantiers avec le ou les responsables de chacun d'eux.
Ces rencontres préparatoires lui permettent de modeler auprès des responsables des groupes de travail tant les procédures d’une rencontre (élaboration des ordres du jour et des comptes rendus, délais d’envoi des documents, respect du code d’éthique, etc.) que l’animation de son contenu. L'importance relative et la redondance des différents points à l'ordre du jour de la rencontre sont pris en compte par l'accompagnateur pour moduler sa façon de les présenter. En effet, certains points peuvent simplement faire l’objet d'une présentation et d'une discussion alors que d’autres, notamment les animations de réflexion, gagnent à être expérimentées par les responsables des groupes de travail.
L’ordre du jour des rencontres préparatoires est, pour ainsi dire, identique à celui des rencontres des comités de pilotage et des chantiers et suit les mêmes recommandations d’envoi, soit une semaine à l’avance, en invitant les personnes concernées à en prendre connaissance, à le commenter et à y ajouter des points s’il y a lieu.
Plus les responsables des groupes de travail gagneront en autonomie, moins la préparation des rencontres sera longue.
AVANT les rencontres des groupes de travail, l’accompagnateur :
- Prépare la rencontre avec les responsables du comité;
- Revient sur ce qui a déjà été accompli :
- Revoit les liens logiques entre les étapes antérieures, celles inscrites à la rencontre à venir et celles prévues dans un futur rapproché;
- Assure les suivis de la dernière rencontre;
- Propose un ordre du jour pour la rencontre à venir;
- S’assure de la compréhension commune des objectifs généraux de la rencontre prévue;
- S’assure de la compréhension commune des objectifs de chacun des points de l’ordre du jour;
- Présente les animations de chaque point à l’ordre du jour, vérifie leur pertinence et évalue leur besoin d’ adaptation;
- Vérifie la pertinence de l’information théorique proposée et évalue son besoin d’adaptation;
- Vérifie s’il y a lieu d’ajouter de la documentation;
- Incite à anticiper les réactions et les commentaires des membres et convient d’éléments de réponse possibles;
- S’entend sur les conclusions attendues de chacun des points;
- Présente les documents « Ordre du jour commenté » et « Synthèse des actions à poser » correspondants à l’étape abordée;
- Revient sur ce qui a déjà été accompli :
- S’assure de l’envoi de l’ordre du jour et de la documentation pertinente aux membres du groupe de travail dans les délais prévus.
Les actions de l’accompagnateur PENDANT les rencontres
Il se peut qu’au début de l’accompagnement les écoles souhaitent que l’animation des groupes de travail soit menée par l’accompagnateur. Jouer ce rôle peut lui permettre de faire un modelage de l'animation auprès du groupe de travail. Cependant, afin de favoriser le plus rapidement possible l’autonomie du milieu, l’accompagnateur transfère ce rôle aux responsables des comités.
PENDANT les rencontres des groupes de travail, l’accompagnateur :
- Aide à l’animation :
- Manifeste des attitudes stimulantes et encourageantes;
- Fournit des rétroactions positives et constructives;
- Veille :
- au respect du code d’éthique;
- à la compréhension des objectifs de la rencontre;
- à la mise en contexte : résume les étapes antérieures, établit les liens avec celles de la rencontre et celles à venir;
- au traitement adéquat des différents points à l’ordre du jour;
- à l’orientation des discussions sur les points à l’ordre du jour;
- à la récapitulation adéquate des décisions et à l’attribution des responsabilités.
- Facilite le travail du comité :
- Propose des procédures, du matériel, des outils divers, etc.
- Offre des services : traitement de données, recherche de ressources pertinentes, etc.
- Oriente vers des prises de conscience :
- Met en évidence l’expertise des milieux;
- Complète, reformule, demande des précisions;
- Pose des questions, etc.;
- Soutient le transfert des nouvelles connaissances :
- Présente ou demande à ce qu’on présente les nouvelles connaissances;
- Assure le suivi et l’évaluation de leur mise en œuvre;
- Veille à l’application rigoureuse des étapes de la démarche.
Quelques suggestions visant à favoriser de bonnes rencontres :
- S’assurer de la compréhension de chacun quant aux objectifs de la rencontre;
- Utiliser le « nous » pour récapituler les points de vue et les décisions;
- Commencer la rencontre par de bonnes nouvelles;
- S’en tenir aux points à l’ordre du jour et placer sous « divers » les ajouts de dernière minute;
- Finir en remerciant chacun de sa participation.
Les actions de l’accompagnateur APRÈS les rencontres
L’accompagnateur :
- Fait un retour sur le déroulement de la rencontre avec les responsables des groupes de travail en abordant:
- L'assiduité, la participation et le climat;
- L’atteinte des objectifs;
- L’efficacité de l’animation;
- L’utilisation du temps;
- Met en évidence les points positifs et les points à améliorer;
- S’assure avec les responsables de la mise en place de mécanismes de rappel entre les rencontres afin que les tâches prévues soient réalisées;
- Relance les responsables des comités afin de favoriser le suivi des décisions et la réalisation du compte rendu selon les délais prescrits.
Plus le milieu gagne en autonomie, moins il est nécessaire de mener l’ensemble de ces actions.
Un document synthèse de ces actions est disponible à la section MATÉRIEL.
Suite : La clôture du travail d'un comité en fin d'année et sa reprise l'année suivante
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© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin. |
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