La clôture du travail d'un comité en fin d'année et sa reprise l'année suivante

La clôture du travail d’un comité en fin d’année

Il faut accorder un soin particulier à la clôture du travail d’une année. Ainsi, c’est l’occasion de :

• Rappeler les objectifs annuels du comité, le chemin parcouru et le travail qui reste à faire;
• Remettre en évidence le sens des actions posées et les liens qui existent entre chacune d’entre elles. Ce travail de synthèse est propice à l’intégration de la démarche et par conséquent au développement de l’autonomie des membres;
• Dresser le bilan des résultats obtenus;
• Souligner les succès et les avancées;
• Féliciter et remercier les membres de leurs efforts et de leurs contributions;
• Recueillir les commentaires sur le travail accompli, les suggestions d’amélioration, etc.
• Planifier le calendrier des rencontres de l’année suivante;
• Évaluer, à l’aide des questionnaires offerts à la section OUTIL/Évaluation, la mobilisation des membres et le degré d’implantation de la démarche et, pour les comités, les attitudes et les comportements par rapport au transfert des connaissances pour les chantiers;

Des propositions d’ordres du jour pour la dernière rencontre annuelle du pilotage où les chantiers sont disponibles.

La reprise du travail d’un comité en début d’année

De la même façon, la reprise des travaux d’un comité permet de :

• Accueillir les nouveaux membres;
• Revenir sur le mandat du comité, les objectifs fixés, le chemin parcouru et les résultats obtenus;
• Rendre compte des résultats obtenus aux questionnaires d’évaluation et d’en tirer profit pour effectuer les ajustements nécessaires;
• Établir les objectifs de l’année.

La reprise du travail du comité de pilotage se fait dès le mois d’août afin d’assurer à la première assemblée générale de la rentrée le rappel des travaux précédents des chantiers et donner les objectifs de l’année.

Une proposition d’ordre du jour type de la première rencontre annuelle du pilotage ou d’un chantier est disponible.

Un document intitulé « Consignes de reprises des travaux des chantiers » peut aider l’accompagnateur dans la préparation de la première rencontre annuelle.

© CTREQ 2010 Auteurs : Marie-Martine Dimitri et Pierre Potvin.